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電子資料處理之輸入控制--從庫存為負不處理談起

(2009-11-30 13:18:12 蘇永盛 副教授)

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觀看次數:5269

   二十幾年前我在軟體公司工作,曾經為一家後來上市的公司開發管理資訊系統,當時尚未有全球資訊網路,電腦處理大都以集中式、批次處理為主,為了做好輸入控制,我設計了許多檢核點,希望減少人為的弊端;例如我在所有庫存異動的單據處理時,檢查庫存是否為負;我想一般人會同意,正常情況下庫存不會為負,但資訊系統使用不久後,現場人員就希望我不要做這項檢核,因為他們習慣於人工作業,實際上供應商已經來貨了,只是還沒有打進電腦,而現場已經急著要用料了。


    實務上許多弊端都源於便宜行事,而良好的輸入控制可以幫助管理者,從源頭落實細部管理,以免輸入錯誤、無效的數據,讓輸出資料也是一堆垃圾(Garbage In, Garbage Out) ,因此確保輸入資料有效及正確是很重要的,以下就自己的經驗,並參考吳琮璠教授所著「會計資訊系統與電腦審計」談談輸入控制。


1.確保交易合法有效之控制技術:

合法的交易乃指經管理階層授權,且確實發生的經濟事件;要防止未經授權或造假的交易資料,其具體可行之控制如下:
(1)在系統內建入程式挑出符合特定條件(高風險群)之交易,如應收帳款過高之客戶,以便時常監控。
(2)與其他相關之資料(如前期—月、季、年)相比較,找出異常差異。
(3)資料庫之建置要配合管理授權,除依職位、權限設定讀寫條件外,還要檢查各項處理的權限,例如,檢查請款交易之批次總數正確後,或逐項檢查請款交易彙總表之後才核准付款。
(4)利用電腦程式檢查資料有效性,比對主檔、參考資料檔、參數檔、程式內之規則、標準、條件均需加以控制監督。
(5)由資訊系統授權產生交易,例如以存貨主檔之存量與最低安全存量相比較則產生訂貨交易。


除了電腦的控制外,也要配合使用部門授權並核准資料;再由資料控制小組檢視資料。


2.確保輸入完整之控制技術

設計完整性的控制程式或技術應考慮符合下列控制目標:
(1)每一交易是否均已記錄?
(2)每一己記錄的交易是否均已被接受?
(3)被電腦拒絕的項目有哪些?
(4)是否每一交易均僅輸入一次?
(5)系統是否可自動找出重覆的輸入項目?
被剔除的交易應該列在例外報告。

最普遍使用確保輸入完整的控制技術是:
(1)由電腦程式執行檢查輸入之交易編號是否連續
(2)電腦程式核對輸入交易之鍵值與以前處理過的資料檔之鍵值核對是否相符
(3)批次加總控制
(4)報表輸出內容與原始憑証逐項比對


3.確保輸入正確之控制技術:

核驗程式通常包括下列功能:合理性檢查,相依性檢查,存在性檢查,格式檢查,數字正確性檢查,範圈檢查,檢查碼驗証,憑証調節,與以前的資料相比對。


    完整性控制主要是確保沒有遺漏應處理之交易。輸入正確性的控制目的在確保原始資料之記錄是正確的,資料從原始憑証至輸入憑証是正確地抄寫,且資料能被正確地轉換成機器可讀形式。上述控制都可以經由電腦程式完成,但有效的資料也可能轉成不正確的機器感應形式,所以要進一步使用測試資料測試校正程式;檢查控制總數的調節。


                                                             --蘇永盛 整理


參考文獻
吳琮璠,會計資訊系統與電腦審計,智勝文化,1997

「 本文章之圖文版權為蘇永盛 副教授本人所有,非經同意不得轉載。」

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