現今社會中使用電腦輔助查核工具與技術(Computer Assisted Auditing Tools and Techniques，簡稱CAATs)來執行查核工作已經越來越普遍了，而CAATs也可以有效的幫助我們達到擴大查核範圍及深度查核的目的，那要如何才能更加順利的使用CAATs來幫助查核呢？本文將提供六個方法使CAATs在使用的過程中能夠更加的順利有效。



一、加強高階主管對教育訓練的重視

在選擇訓練CAATs的人員時，高階主管是個很重要的訓練目標，雖然大多數的人會認為高階主管並不需要親自去操作執行CAATs而選擇忽略高階主管的訓練，但高階主管在查核範圍的建立及執行上大多扮演著很重要的角色，他們常常需要確切的瞭解軟體的效能，所以高階主管的訓練是必須的，也因此建議在訓練課程的前兩個小時中把主要的訓練焦點放在軟體的可能應用前景方向上。



而上述中提到高階主管的訓練，除了可以讓高階主管們更了解軟體的效能外，還可達到兩個功能。第一、當員工知道高階主管也參與訓練時，他們就會了解到高階主管們確實很支持CAATs的使用而認真參與軟體的訓練課程。第二、高階主管們透過教育訓練也會比較明確的瞭解到軟體的好處，以及增加對軟體的熟悉度，進而使軟體被持續推廣使用的可能性大為提升。除了訓練高階主管外，我們也會在團隊中親自挑選電腦能力較佳的人員來進行訓練，這些人員在未來將被安排成為使用CAATs的種子人員或推動者。



二、確認推動者

通常在程序中推動者擔任著很重要的地位，這名人員必須於員工跟高階主管之間進行調和及溝通，而推動者必須讓計劃持續推動進行、幫助計劃的執行以及提供支持。如果沒有推動者則可能使執行上面臨許多的困難。另外，推動者也必須想辦法成功的維持CAATs的執行、重申高階主管的支持，必要的時候還需要回饋提供高階主管相關的進度概況。此外，推動者也類似於初次拜訪推銷的業務人員，他必須要幫助確認高階主管的期望是否能夠達成，並且要有效率的跟其他人員進行溝通計劃的目標。



三、建立服務諮詢小組

CAATs的初學者在學習期間是需要支持的，若大多數的供應商都能安排遠端的電話諮詢服務，則可使這些初學者在面對一些簡單的問題時能夠迅速的解決問題。也因為如此，在組織內部建立基本的服務諮詢小組是很有幫助的。而諮詢小組的建立可以由幾位熟悉軟體的稽核人員組成，這些人員雖然仍有各自的業務工作，所以對他們來說，提供諮詢服務屬於額外的工作。因此諮詢小組的工作量應被均勻的分配，這樣每位人員每月的工作量才不會有過高的負荷。
諮詢小組的成立將使企業達到雙贏的局面，因為在推動初期，人員們有問題時便知道該去問誰，在執行上也比較不容易出錯，將可有效降低失敗的風險。而且，此種安排可以增進人員間的互動，對於諮詢小組的成員們而言，也會增進他們的士氣及成就感。因為當他們在處理這些問題的時候，也被其他人員肯定了他們在這個領域的專業知識及技能。



四、分享經驗及結果

當CAATs提供了一些值得令人注意的發現和結論時，員工們應相互分享彼此的成功經驗，而推動者們可以去收集一些成功的故事經驗來分享給員工，藉此鼓勵員工增加士氣。因此建議可以針對分享成果的過程，建立一套較正式的方法，例如：可以建立多個小組，定期彼此分享各自的成功或失敗經驗。，經驗的分享對於執行CAATs而言是很重要的，因為可以藉由經驗的分享來提高執行的效率或是改善CAATs的執行方式。



五、員工的考核

內部稽核人員必須充分的感到到管理階層在查核程序中使用CAATs的決心，才會全力投入。因此，為了強調此訊息，我們應修正我們對人員的考核方式，通常會在員工績效考核表中包含了一些新的績效項目來鼓勵員工增進執行CAATs的效率及效能。如此，同時也是為了要釐清確保稽核部門的目標能被達成。所以，績效考核的適當修正對於管理者而言是很重要的。



六、監督

監督軟體的使用也能夠協助確保執行上的成功。我們往往會依據以往的經驗去追蹤活動，而不是只依賴CAATs的數據資料，且推動人員通常會收集利用CAATs執行審計的相關報告以及執行測試的類別等資訊，並將這些訊息傳達給高階主管。這些報告可以讓管理者們確認底下的員工是否有在適當的情況下充分使用CAATs。每一個管理者都希望自己的部屬的績效達到標準，因此適當的監督可以讓員工的績效保持在一定水準之上，而推動者們也會使用這些監督報告結果協助重新分配使用CAATs的相關工作。

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