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淺談如何選擇與應用電腦輔助稽核軟體

(2009-09-07 15:57:56 孫嘉明 副教授)

網友推薦:86人推薦(有86人投票)

● 什麼是CAATTs?
準備電腦稽核師考試或是參與電腦稽核課程時,經常會聽到這個名詞:“CAATTS” (發音就和音樂劇「貓」: ”CATs”一樣,也有的文件縮寫為:CAATs),原英文為:”Computer Assisted Auditing Tools and Techniques”,一般翻譯為:「電腦輔助查核工具與技術」(名稱真的長的嚇人,以下還是簡稱 “CAATTs” 好了)。



什麼是CAATTs呢?或許有些人會說:就是ACL嘛!其實嚴謹地說,ACL屬於CAATTs中通用稽核軟體的其中一種工具軟體。廣義而言,CAATTs指稽核或審計人員於控制與證實測試、財報資料分析查核、工作底稿編製,乃至於持續監控與稽核等相關工作中,可以提供協助的各式工具、技術及軟體。但是一般而言,通常CAATTs還是主要指用來做資料分析、資料擷取與企業營運及確保等分析活動的軟體工具。所以,最常見的通用CAATTs軟體,其實就是大家耳熟能詳的Excel及Access等辦公室軟體,以及提供較專業功能的CAATTs軟體則如:ACL、IDEA及Active Data等等。這些軟體可以廣泛使用於許多財務資料的分析程序,包含總帳科目、薪資費用與應付帳款資料以及計算錯誤檢核、可能舞弊或不實表達的可疑科目等各式不同的資料分析用途。



本文試著簡介一般資料分析軟體與專業稽核軟體的不同,以及使用CAATTs所經常面對的困難。



首先,為什麼要使用CAATTs呢?例如,就會計事務所的查核經驗而言,收益認列、以及遞延項目等相關會計分錄,一般認為風險最高,但其中可能有問題的分錄可能只有1%或甚至0.1%,因此若採用小樣本的抽樣比例,可能很不容易抽到有問題的資料,而使問題資料未被發現。相對而言,使用CAATTs可以快速分析全部的資料,並找出有問題的分錄,並對這些交易進行詳細的分析或追蹤,因而使查核人員能夠更加專注於高風險暴露的區域。



● 一般資料分析軟體與專業稽核軟體的差異
前述ACL及IDEA等專業稽核軟體,主要可以提供查核人員讀取、分析、驗證、抽樣資料或從任何來源萃取資料檔案,包括大型電腦主機和個人電腦,還能將分析結果匯出為各種常見格式的資料檔案,如文字檔、Excel或Access檔案等等。有些專業稽核軟體,如ACL,以內建程式設計功能搭配資料庫連結技術,甚至可設計為「持續監控系統」,可全面、獨立測試與監控交易資料,可供企業評估及確認營運與管理的內部控制是否有效運作。
那麼,我們是否也可以使用一般的通用辦公室軟體如:Excel或Access來進行電腦輔助稽核工作呢?Access的資料匯入及擷取或簡易查詢,操作上並不困難,但用於多個資料表的複雜資料查核時,所需要使用的進階資料查詢或比對等資料庫功能指令,或許對一般查核人員而言,仍然會稍嫌有些困難。而使用Excel軟體進行電腦輔助查核時,過去最為詬病的是:一個工作表最多只能處理65536筆資料,這對於許多大量交易筆數的資料分析需求而言,是遠不足夠的。雖然Excel可以執行許多稽核人員所需的計算與分析功能,且2007版更可處理高達1百萬列(準確的說: 1048576筆) 的資料量,但對現今的稽核環境而言,其功能可能尚不夠健全,甚至也可能因為公式設定的錯誤或過於複雜不易追蹤查核,而增加查核上的困擾。



稽核人員導入電腦輔助稽核軟體時,應該考量本身所要採用資料分析程序的複雜程度及執行頻率,以決定自行發展或購買套裝的專業電腦稽核軟體。如果要使用Excel輔助稽核工作,稽核人員應考慮安裝可提供一些預先設計好用於分析程序的程式和巨集元件,以降低查核公式設計上的複雜性,國外類似的套件有Active Data,在國內則較少看到有類似的產品。
另外,使用專業電腦輔助稽核軟體,如ACL和IDEA的另一項優點在於:軟體只能以唯讀的方式讀取資料,絶對不會變更到原始資料內容。相較於Excel,如果使用不慎可能會改變關鍵的原始資料,不僅會使資料受損也影響了查核結果的有效性。



● 自動化控制測試與異常交易資料篩選
除了資料分析與查核外,CAATTs也可用於支援自動化控制的測試,估計控制無效的可能性與風險的大小。例如:各部門不同工作權責下的資料存取控制,可藉由員工的工作職掌與人事檔案,比較其網路與應用系統存取權限,確保員工未經授權存取資料或登入系統。一般常應用CAATTs剔選異常交易或分錄的例子還包括:比較供應商與員工清單的名字和職位;挑選出週末、假日或非上班時間過帳的分錄、恰巧等於或連續多筆低於授權門檻的交易,以及短期內同一受款人的多筆付款。
由上可知,CAATTs可對同樣的資料進行不同的測試,以找出較高風險可能的交易事項。隨著查核人員對交易特性的瞭解,可針對各種可能的組合條件,找出違反合理性的資料,以發現人為資料錯誤、控制上的缺失或舞弊的可能性。



● 使用CAATTs的效益
CAATTs的優點在於可使查核程序自動化,能全面性查核而不是抽樣查核,可增加查核結果的有效性,可使稽核人員增加查核範圍、投注更多心力於高風險區域的分析與檢核、增進資訊科技與財務稽核的整合,並且協助稽核人員更具獨立性,可降低對於資訊與財會人員的依賴。
CAATTs自動化的查核方法比傳統審計方法更具成本效益,主要因為人工與自動化方式執行效率上的差異。例如,同樣的工作用傳統的稽核方法需要100小時才能完成,使用CAATTs可能只需10%的時間便可完成。節省的時間和資源就可用來提供其它的服務。然而,使用CAATTs並非精簡了查核的步驟與方法,而是透過自動化程式及快速的執行效率,縮短了所需的時間。



● 資訊環境對稽核人員的影響與挑戰
隨著資訊科技的發展,企業電腦化作業對稽核工作與稽核人員都造成了衝擊,對稽核工作的各個層面均造成影響,包括:
1.作業程序的改變
2.內部控制程序的改變
3.增加對溝通與專業知識的要求
4.稽核證據與資料儲存方式的改變
5.稽核規劃的改變


也因此,稽核人員必須更多努力吸收資訊科技知識,學習新的技能,才有能力對資訊系統進行查核,須增強的技能包括:


1.了解電腦系統的設計與結構的基本概念。
2.有能力評估使用電腦系統所帶來的風險。
3.運用CAATTs協助查核工作的能力。


電腦化環境的稽核工作,令CAATTs重要性日益趨增,未來更可能是在稽核
工作不可或缺的技術。在導入CAATTs首先面臨的是工具的選擇,稽核人員應瞭解如何選擇適合的電腦輔助稽核軟體;接著則須瞭解要測試什麼資料,以及如何進行以電腦輔助稽核軟體擷取資料,進行控制測試。



通常資料的擷取為使用電腦輔助稽核軟體的主要困難所在。稽核人員為了有效利用電腦稽核軟體可能必須瞭解大型電腦主機的運作方式。因此,也產生了另一項使用電腦稽核軟體的重大挑戰:稽核人員為有效使用電腦稽核軟體擷取與分析資料,通常需要資訊專業人員的幫助,而資訊人員大多並不熟悉稽核工作以及其目的,因此稽核人員需具備能與資訊人員溝通的資訊知識,藉由溝通的過程,不僅能快速取得所需資料,也更能獲得資訊人員的協助與支持,使得電腦輔助稽核工作能有效與順暢的推行。

「 本文章之圖文版權為孫嘉明 副教授本人所有,非經同意不得轉載。」

網友評價:86人推薦0人不推(共有86人投票)

你對這一則文章的評價:

回應數:3
1. satung7於(2018-03-03 16:16:36)回應
對電腦稽核找出異常問題,與統計分析角度不同,更了解CAATTs。
2. 9525019於(2010-05-11 00:43:32)回應
對CAATTs效益及資訊環境對稽核人員的影響更加瞭解
3. u9525014於(2009-11-01 14:24:28)回應
看完這篇文章更瞭解CAATTs了。
3 筆資料. / . 第 1 頁/共 1 頁

 
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