在最近的博客文章中看看數據分析如何提供對採購到支付（P2P）流程中的風險和控制的更深入的了解。財務控制專家，風險和法遵科技經理以及電腦會計審計師都越來越意識到數據分析如何提供持續監控交易的能力，並識別控制系統中可疑的活動和弱點。
可能會想到的一個問題是“為什麼相對較少的組織使用這種方法並改進其風險和遵循法規？”答案通常是許多財務和風險專業人員不確定實際實施過程中涉及的內容，並可能擔心這是一個複雜的資源密集型項目。
所以這裡有一個你需要知道的實際事情的快速指南，以便成功實施數據分析來監控P2P交易。
你應該使用什麼類型的分析？
決定哪些分析有意義的方法是考慮可能出錯的事情的風險（例如，欺詐，錯誤，不合法遵），然後考慮什麼類型的分析可以指出問題的存在。另一個補充辦法是審查準備就緒的控制規則，並確定交易是否符合規則的問題，例如為了確定在支付審批過程中是否存在有效的職責分離，查找輸入交易的個人的審批者ID =員工ID的任何交易。

以下是在P2P流程中應用的常見分析測試的幾個例子：
1.通過將供應商主文件和供應商付款文件數據與員工主文件數據進行比較，查找供應商帳戶和欺詐性2.非授權供應商的指示付款，查找名稱，地址和銀行帳號的匹配項。
3.通過將交易批准者ID與授權批准者表中的條目進行匹配來測試PO批准是由適當的個人進行的。
4.還要測試採購訂單金額低於審批者的授權審批限額。
5.確定採購訂單和付款審批控制是否通過將交易分成恰好低於批准授權限制的多個項目而被規避。
6.查找重複付款 - 不僅僅是明顯的重複供應商發票號碼 - 而是通過查找可能重複的許多變體，包括金額和日期。
7.將發票付款詳細信息與收到報告數據的商品進行比較
8.檢查對供應商主文件數據所做的更改，其中諸如銀行帳戶或地址或審批者ID之類的信息的更改已經在短時間內發生了變化，然後發生了逆轉。
如果其中一些測試看起來是多餘的，因為您認為ERP設置是為了防止發生這種情況，請記住，控制並不總是按預期工作，並且會出現控制設置無效的情況。

你需要什麼數據？
如果您到IT部門或數據庫管理員那裡說您想分析P2P數據，則可能是因為這是一項涉及數百個數據表和數千個數據元素的龐大任務。好消息是，在大多數情況下，從少數數據表中只需要相對較少的數據字段進行分析測試。許多P2P測試的典型數據字段需要：
1.採購訂單編號，參考/描述，日期和金額
2.零件/服務項目編號和說明
3.供應商編號和名稱
4.發票號碼，金額和日期
5.付款金額，日期和參考/說明
6.PO和付款審批者ID以及授權限制。

你如何獲得數據？
在實踐中，至少在首次實施分析時，這可能是數據分析過程中耗時較長的部分之一。通常的最佳做法是安排在分析測試所涵蓋的時間段內提取數據。儘管IT部門可能會建議，通常最好避免將數據放入公司數據倉庫，並直接從支持ERP或會計應用程序的數據表或文件中獲取數據。
一旦獲得數據，需要考慮兩件重要的事情：數據是否完整和正確？我們如何自動化這個過程呢？未能確認提取的數據是否同意財務摘要和記錄計數通常意味著所進行的分析本身是無效的，因為發現數據提取實際上遺漏了一些記錄或包含不正確的數據是比較常見的。一旦提取和驗證程序得到確認，那麼確保過程可以自動化並定期重複，而且花費最少的努力就會帶來巨大的好處。
獲得正確的數據並了解應用何種分析形式是P2P交易監控流程的關鍵組成部分。在接下來的文章中，我們將看看要解決的其他重要問題，以便從持續監控中獲得最大收益，包括如何處理結果，分析調度和軟件方法。
資料來源:ACL/BLOG/2017年12月6日/John Verver