在採購作業中，先有請購需求的產生，進而詢比議價、選擇供應商、採購單處理、招標、合約審查、驗收、發票驗證及付款等環節。稽核人員應評估各環節可能發生的舞弊情形與風險，並藉由電腦稽核技術的使用來監控採購機制，下載相關關鍵欄位資料進行分析，然後從中發現是否有採購價格異常的情況，並找出採購對象的異常與監控重複付款的情形。

透過電腦稽核技術稽核採購循環的控制重點在於：
1. 所有交易都經過適當的授權─勾稽供應商進貨檔與驗收檔比對異常資料，以確認採購單都經過授權核准；
2. 所有入帳都是有效性交易─資料比對分析採購檔、驗收檔、及發票明細檔的品名與數量相同與否；
3. 所有交易都是正確性記錄─比對發票明細檔的數量、金額等資料是否與實物相符，並利用電腦勾稽採購記錄都已過到應付帳款分類帳檔上；
4. 有效的授權都是完整性交易─應付帳款明細檔中，所有的現金支出異常資料是否獲得授權，並已取得付款後的簽收單。

一般來說，電腦稽核步驟可概分成五大步驟。為方便讀者瞭解，下段文章將以採購循環中的驗退作業，做為案例說明。

驗退作業的電腦稽核要點：

1.供應商進貨品質不良、驗退率或驗退頻率偏高？
2.採購人員向不合格供應商訂貨？
3.驗退的原物料無核准的採購單？
4.對驗退原物料支付貨款？
5.驗退的供應商係採購人員之關係人？
6.驗退的原物料逾期未換貨？
7.驗退的原物料單價和進貨單價不同？
8.向供應商購買虛假進貨發票，以沖抵盤盈的原物料，再向供應商收取佣金？

驗退作業的電腦稽核步驟：

1. 下載ERP主要檔案和欄位：與受查單位協調稽核所需的資料，並討論資料的檔案結構，然後將資料下載至相關稽核軟體；
2. 進行比對分析：各檔案的關鍵欄位連結後，再從大量資料中，分析比較找出相對標準數值；
3. 檢視異常現象：比對分析資料中的異常現象，往往是人為鍵入錯誤資料、或刻意舞弊的結果，是後續驗證步驟必須深入追查的重點；
4. 驗證數據：初步比對及異常資料應進行實際表單資料的核對，並與受查單位討論可能的原因；
5. 工作底稿與並稽核報告：針對採購作業查核結果的異常資料，驗證涉及舞弊行為和損失金額的嚴重程度，將異常資料轉成分析表，再將統計分析結果轉為稽核工作底稿，最後，再出具包括舞弊性質、原因、手段、涉案人員、損失金額及矯正措施的控制稽核報告。

驗退作業透過電腦稽核常見的發現：

1.驗退的原物料扣款單價低於採購單價；
2.原物料的驗退數量超過總採購量10%以上；
3.被驗退的原物料仍然支付貨款；
4.驗退與折讓占採購金額的比例過高；
5.因原物料驗退被迫緊急採購，使得進貨單價高出原採購單價；
6.原物料未驗收卻已被驗退；
7.同批驗退原物料被分批退回供應商；
8.和供應商產生爭議的應付帳款，原物料退回未沖銷；
9.應付帳款與驗退的供應商發票記載內容不符；
10.同品名、同規格、同採購期間，單價卻不同，得知採購人員偏袒特定或驗退的供應商。

在資訊化環境下執行採購循環電腦稽核，查核人員除必須瞭解ERP系統資料庫的結構外，還必須留意特定環節可能產生的舞弊機會和誘因。交叉分析供應商供貨歷史資料，驗證比對大部分採購是否皆來自同一供應商，且進貨價格是否顯著低於正常價格；尤其採購人員是否私相授受，接受廠商招待與回扣，更是後續應予追查的重點。此外，透過公司行為準則加強員工道德觀念、員工工作安排（包括職務輪調、定期休假），並簽署採購利益迴避聲明書等方式，相信都是有效防止採購作業舞弊發生的方法。


資料來源：
會計研究月刊244期

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