[求助]郵件使用政策?

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[求助]郵件使用政策?

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9451012

初學者

點數：210

2009-08-14 17:39:46

該如何對員工規範郵件使用的政策,讓電子郵件也可以成為文書的一部分?

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榮譽勳章：初學者
發文篇數：247
回文時間：2009-11-15 16:29:37

會不會影響隱私權的問題??

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發文篇數：247
回文時間：2009-11-15 16:27:55

這種防範在實務上會很困難嗎?

回覆會員暱稱：李怡萱
點數：320
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榮譽勳章：初學者
發文篇數：16
回文時間：2009-08-16 16:49:54

一、兼顧員工隱私管理電子郵件對企業而言，電子郵件的重要性已不下於電話。頂尖企業會訂定清楚明確的政策，指導員工善用這項普及的技術。並對員工實施教育訓練，讓他們瞭解電子郵件的使用規則，並且規範可能造成騷擾、攻詰、或違反法令之行為。最佳實務企業會確保員工瞭解電子郵件政策，貫徹實施這些規則，並隨環境的改變而更新規定。即使訂定嚴格的電子郵件使用規範，頂尖企業也只在極特殊的狀況下，才會監視員工的電子郵件，不會採高壓手段去恫嚇或操縱員工的行為。二、符合企業道德規範的網際網路政策網際網路提供企業蒐集及傳遞大量資訊之管道，它不僅為企業帶來龐大的潛在資源，也衍生全新的風險。因此，企業需訂定一套符合企業道德規範的網際網路政策，以期能：（1）防止網際網路濫用；（2）確保經由網際網路合法蒐集的資訊是可信的，無虛假、錯誤、或涉有誹謗；（3）建立並與員工溝通使用網際網路的政策。三、公開、謹慎地管理紀律最佳實務企業會建立管理階層與員工之互信。開誠布公說明公司對電子郵件的管理政策，強調對員工個人隱私之尊重，但當員工之行為可能危及利害關係人或公司利益時，企業會在法律規範下，實施必要之監控措施。包括特殊的軟體偵查程式、電子郵件監視、網際網路追蹤及電腦擊鍵映射等。四、尊重並取得許可下使用客戶資訊網際網路及其它資訊管理技術，有助於企業取得龐大的客戶背景資訊。最佳實務企業會尊重客戶的隱私、遵守各國的法規，謹慎處理這些資訊。它們需讓客戶瞭解在文件往來過程中，如何保護及使用這些資訊，以提昇客戶的忠誠度、企業誠信的聲譽，並讓客戶資訊發揮最大價值。五、善用科技實施道德及遵循訓練最佳實務企業懂得運用網路科技學習工具，提供更便利的訓練方式給分散各地的員工，並追蹤後續作業。企業內部網路、光碟、商業軟體、量身訂製的電腦課程、互動式工具等，皆是企業利用科技教育員工，使其瞭解道德和遵循法規政策所採的方法。許多企業會將其道德政策、價值，以及和工作相關的疑難情況及處理，放在內部網路或公司網站上，並提供員工諮詢管道。全球最佳實務：資誠會計師事務所（PricewaterhouseCoopers - Taiwan）對於電子郵件之政策，秉持尊重員工之文化，強調公司之電子信箱係提供公務使用，但除了寄件人或其指定之收件人，任何人不得以任何形式監控、觀察、展示或重製他人的電子郵件。事務所瞭解員工偶爾會使用公務之信箱收發個人郵件，也期盼將私人用途降至最低水準，且不干擾工作。為了使同仁充份善用電子郵件，公布了「電子郵件使用指南」，指導同仁如何有效率的使用電子郵件，避免電子郵件污染，以及收發回覆郵件之注意事項。

資料來源：
老薛知識網