[求助]電子郵件稽核的涵蓋範圍

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[求助]電子郵件稽核的涵蓋範圍

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2009-08-13 16:50:31

電子郵件稽核應涵蓋的範圍為何？

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回文時間：2009-11-15 16:34:32

那是否email要分為私人與工作用不然稽核很容易侵犯隱私權

回覆會員暱稱：劉姿慧
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回文時間：2009-08-16 15:22:57

企業執行電子郵件稽核的原因相當多，但還是可以歸納出幾個重點因素： (1)法規遵循：首先最常聽到的還是法規要求的部份。實際上，法規的要求從2002年的美國安隆案發生後制定的「沙賓法案」開始至今，一連串無數的法案應運而生，無非就是希望上市櫃企業的財務相關資料能夠誠實公開，對廣大的投資大眾能有所交代。另外還有金融業的「新巴塞爾資本協定」、醫療公共衛生的「HIPPA法案」等均是針對重點文件公開及備存。另外日本也針對本國上市櫃企業以及業務範圍內協力廠商公開要求必須遵守「J-SOX，日本沙賓法案」，同樣是要求企業公正公開相關財務資訊。至於我國的政府機關，也逐漸開始要求所有機關必須依其所屬機關資安等級規定執行相關資訊安全建置及措施。最近行政院也頒布「電子郵件安全參考索引」，內容也提及各級政府機關必須針對電子郵件安全機制的部份進行加強及督導，防止非屬該應有權限的人員任意使用電子郵件進行不法之行為。由此可見，無論是企業或是政府機關，也紛紛準備搭上電子郵件稽核的列車。 (2)企業機密安全所需：上述雖提及許多關於法規的規定，從稽核的角度來看，其實是比較偏「事後稽核」。然而對於國內的企業及政府機關而言，其實實際狀況是不同的。先就政府機關來說，安全的要求程度較企業來的低，因此對於電子郵件即時稽核的興致不高。至於一般企業的狀況就完全不同了，因為企業商業內部機密外洩情況相當嚴重，因此對於電子郵件的使用相對要求較嚴，因此電子郵件即時稽核的需求相當多，甚至曾經遇過使用者要求所有的信件傳送出去前，須先透過電子郵件安全設備將信留在審核區，再由稽核人員作後續郵件的處理，這種情況在企業裡是比較常見的。 (3)合作夥伴要求：國內企業與全世界的企業一向接觸及合作相當頻繁，在海外對資訊安全觀念較國內成熟的情況之下，往往在合作前會被要求強化資訊安全等相關機制，尤其是電子郵件的即時稽核，有很多的海外訂單或報價都是透過電子郵件夾帶寄送，因此也傳達出電子郵件已成為商業不可或缺的溝通管道。 (4)自我提昇企業形象：某些企業會透過資訊安全防護網的建構，藉以彰顯企業在保密資料安全上是相當重視的，尤其營業內容是跟交易服務相關的，例如銀行、證券、保險等機構。

資料來源：
中華軟協發表於 2009年4月2日

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回文時間：2009-08-13 16:51:36

稽核的範圍通常僅限於分析及評估特定期間員工的電子郵件使用狀況。稽核人員也需要評估電子郵件的管控,包含電子郵件保存的政策及指引.安全性及加密機制,以及組織如何持續的評估現在及未來電子訊息交換方式的發展趨勢。為了分析電子郵件的使用,抽核一定樣本量的電子郵件訊息（可依據不同的抽查目的,使用統計分析方法或主觀判斷來進行抽樣）,並分析訊息接收者與發送者的資訊以確認這是屬於個人訊息或公事目的的電子訊息,如果可能的話