資產採購之查核:

一　稽核目的

為確定本校資產採購合法並合乎本校規定程序，避免浪費學校資源，特訂定本要點。

二　稽核事項

(一)核對預算與用量是否相符。

(二)預算之編擬是否參照過去用量及未來業務需要。

(三)需要數量較大或全校通用之物品，是否由總務處整批或集中採購為原則。

(四)非年度預算或由單位業務費支應之採購案是否由使用單位按採購流程簽核後，方得採購。

(五)集中採購是否注意下列事項：

1 預算之配合

2 倉庫之容量

3 物品市場之趨勢

4 儲藏時間之久暫

(六)各種資產是否由使用單位提出專簽，依核決權限呈准後，或已奉核准，或年度預算項下之採購，逕行填寫「請購單」送審。

(七)核對「請購單」是否連續編號，空白及作廢之「請購單」是否妥加保存。

(八)「請購單」內容填寫是否詳實，且經權責主管核簽，足為採購之依據。

(九)「請購單」上貨品規格如有變更，或數量之增減，有無經有關單位主管之同意。

(十)「請購單」是否依規定採購程序辦理。

(十一)查核採購人員是否選擇最有利之作業方式辦理採購，以節省成本。

(十二)招標或比價之採購方式，是否有三家以上廠商參加，始為有效。

(十三)調閱採購個案，其中「詢價單」、「報價單」、「訂購單」，是否辦理齊全前後一貫，是否依規定之採購程序辦理。

(十四)「合約」內容如有修訂、變更時，是否依核決程序辦理，有無損及學校權益。

(十五)查核「訂購單」或「合約」內容，對於採購貨品、料號、品名、規格、數量、單價、總額、交貨日期、交貨地點、付款條件等重要項目，是否詳盡列入。

(十六)市場調查是否保持完整資料，每次詢價是否均有紀錄。

(十七)辦理比價、議價、招標是否均符合學校規定，外購進度是否依預定採購程序控制追蹤。

(十八)採購單位是否會同使用單位、驗收單位及有關單位共同驗收。

(十九)驗收人員對於交驗之財物與請購單所載不符或有損壞及其他瑕疵者，是否拒絕驗收，並即通知經辦人轉知廠商，責成重製或調換。

(二十)核對「驗收報告單」是否連續編號。

(二一)檢查「驗收報告單」是否經保管組承辦人員填製並經適當核准。

(二二)瞭解請購與驗收是否確實，有無未按規定驗收之情形。

(二三)財物經驗收後，是否由採購單位填製付款申請單或支付憑證(附發票或正式收據、請購單、估價單及驗收單等)，經申請單位主管簽章證明及總務長簽章後送會計室審查並經校長核定後付款。

(二四)延期交貨查明是否按合約規定罰款。

(二五)如因檢驗不合退回更換，或因故申請延期交貨有否事先報請學校有關主管同意，並確定逾期罰款或其他處理辦法。

(二六)違約扣款是否列入跟催，會計室是否列帳，有無變價相抵銷其他科目者。

(二七)本校資產採購驗收後，總務處是否依規定執行登錄、保管、報廢、核銷之工作。

(二八)凡政府補助款項下之採購案，是否依照採購法有關規定辦理。

三　執行方式：定期由輪值稽核委員稽核。

四　稽核紀錄：需於稽核紀錄相關表件紀錄。

五　稽核異常之處理方式：經本會稽核委員簽章後，簽報校長通知有關單位改正。

六　本要點經行政會議通過後實施，修正時亦同。

來源: 長榮大學資產採購稽核要點

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