依照ACL分析指令結構, 剛好可以說明資料分析技術的種類與操作方法, 這也是CAATs(電腦輔助查核技術)的核心。

1. 敘述式(Expression): 它是將原始資料欄位、算術運算子、常數、函數、變數組成執行計算或建立條件, 它沒有真正的值存在, 可分成篩選器(Filter)及演算欄位(Computed Field)。

篩選器(Filter)就是建立資料檔記錄的篩選條件, 挑選出預見的記錄進行檢視或計算, 這是各種分析查核工具都所必備的, 在ACL裡, 又分為Global Filter及Command Filter, 有關指令詳細說明, 請參考『ACL資料分析與電腦稽核教戰手冊』。 演算欄位(Computed Field)可說是原始資料檔欄位的延伸, 藉由建構數值計算公式、文字串的字元替換、欄位屬性的轉換、及建立條件式欄位等。

2. 剖析資料(Profiling Data): 它是協助你探索資料的真實面, 透過分類、分層、及分期的彙總分析, 定位出異常區塊, 再進行深入查核。以下幾個是ACL常用的分析指令:

Classify - 分類彙總, 如依照客戶代號、部門別、供應商代號等分類彙總, 只能依照文字型欄位彙總, 但有百分比欄位可供高度敏感性資料挑選。 Summarize - 分類彙總, 同上, 差別在它可多階彙總, 並且可依照文字型及日期型欄位彙總 Cross-tabulate - 多維分類彙總, 可依不同文字型欄位交叉彙總, 如同Excel的樞紐分析, 但使用上更便利, 不佔空間。 Stratify - 分層彙總, 依照金額範圍分層彙總, 找出重大風險區域, 節省資料挑選時間。 Age - 分期彙總, 如同應收帳款帳齡分析和存貨庫齡分析

3. 分隔資料(Isolating Data): 可將要分析資料記錄從原始大量資料中分離出來成立單獨分析檔案。

篩選器(Filter): 這是一個虛擬挑選資料, 資料筆數還可以接受, 一旦從大量資料中篩選資料, 並進行計算, 則會非常沒有效率。 萃取(Extract): 最有效率的方法, 就是使用Extract指令, 依據指定篩選條件及欄位, 萃取出成為一個單獨新的資料檔, 方便進行有效率的分析。 匯出(Export): 這是讓ACL可以轉出成其他應用系統使用的檔案格式如Access, Excel, Text, WordMerge File, XML, dBase等, 其他格式, 請參考指令及手冊。

4. 重新排列資料(Re-organizing Data): 通常我們要讓資料顯示優先查核順序, 所以一定會依照某一個或多個關鍵欄位進行升冪或降冪的排列, 以便標定出重要記錄在特定位置, 方便搭配其他分析指令的操作。

排序(Sort): 可依照某一個或多個關鍵欄位進行升冪或降冪的排列, 匯出產生新的資料檔, 供其他指令進行重大區塊的分析。 索引(Index): 附掛在原始檔案上, 只針對關鍵欄位編製索引檔。

5. 合併資料(Combining Data): 通常要分析的資料會超過一個以上, 並且會進行彼此之間的差異及一致性和完整性的分析。

Extract with Append Option: 透過萃取指令加上新增選項, 可以進行不同檔案相同欄位資料的合併(merge)。 合併(Join): 將不同資料檔案, 依相同的關鍵欄位進行不同型態的合併或比對, 找出異常資料。 Matched records Unmatched records Matched Records, All primary Matched Records, All secondary Matched Records, All primary & All secondary 聯結(Relation): 可一次聯結多個Table, 像是關聯式資料一樣, 進行差異分析及計算。

詳細指令操作, 請參考教戰手冊, 後續會再做進一步介紹。

David

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