資料存取(Data Access)一向是使用資料分析技術的基本門檻，如果無法順利取得資料，並讀取資料，那之後談什麼資料分析都只是空談，因此，在JCCP的認證考試範圍裡，對於資料存取(Data Access)的觀念與技術瞭解，是要求必須要有一定的基礎條件。

在這個階段 ，我們討論找尋分析資料的步驟、如何正確提出下載資料申請、以及如何利用工具(如ACL)讀取資料

1. 找尋分析資料所要考量的基本要素有：

與資料提供者的溝通方式，尤其是資訊部門，因為資訊人員經常習慣使用他們的語言及思維和其他業務單位人員溝通，除非你已經是非常熟悉他們的溝通模式，不然，鐵定是鴨子聽雷，有聽沒有懂，更不用說你今天要進行資料分析或查核工作。 與資料提供者確認資料所存在資訊系統的位置，是否可被提供出來進行資料分析。 對所要取得資料在資訊系統中的定義及結構，須要有充份瞭解，以避免認知上的偏差，以及產生所謂的審計風險或稽核風險。 可提供資料存取格式(Data Format)也是資料分析成功與否的重要決定因素。

2. 如何正提出下載資料申請，包含下列幾項重點：

決定你的資料分析或查核目的，如果沒有，則就不知道你為何做資料分析? 同時，也不無法定義你的查核分析範圍。 一旦你確定要分析目的，就能夠辨識出分析標的，定義所要分析資料範圍。What data you need? Where it comes from?How youwouldlike it delivered? 資料申請書的內容應包含申請日期、系統檔案或報表名稱、資料日期範圍、篩選資料條件、什麼時候要取得資料、下載資料格式為何、要使用那一種方式將資料檔傳送給你等。 請資訊部門在提供下載資料的同時，產生一份Summary Report, 裡面包含File layout, Control Total, 及列出約五筆Record Sample供參考。 資料下載方式，可分為使用者直接進入資料庫擷取資料、資訊部下載資料給使用者、及由使用者自行透過應用系統程式轉出資料。

3. 利用工具(如ACL)讀取資料：每一個資料分析工具在讀取資料檔方面皆有它們自己的特色，而ACL軟體則因為長久以來被廣泛運用在稽核領域，因此，被塑造成必須能夠應付及處理各種常用的資料檔案格式，因此，實際上來說，ACL也是一個很好的資料格式轉換工具，可被使用者充份運用於不同系統工具的資料轉換。因此，JCCP認證考試對於Data Access這一個階段，主要側重於資料格式型態的瞭解，ACL是如何讀取不同資料檔案，相關內容先參考『ACL 資料分析與電腦稽核教戰手冊』第三，四章，後續會再進一步探討。

David

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