首先，感謝各位會員朋友的參與，讓這次的活動可以圓滿的結束，也感謝各位當天的踴躍發言，讓活動十分熱絡。

以下為當天活動的討論摘錄，提供給大家參考，希望大家能藉此機會一起討論，解決關於公司治理方面的各種問題，達到省錢大作戰的主旨，確保公司的營運。

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主持人David：最近企業景氣持續低迷，企業紛紛開始實施節能減碳，對經常門及資本門支出錙銖必較，為的就是省下任何不必要的花費，創造最大的收益。所以想請教大家如何讓公司避免重複付款的情況發生？

力晶洪小姐：我們是透過ERP應用系統控制的特性，用『請購單號』、『採購單號』、『發票號碼』及『應付憑單編號』來連結採購循環中各模組間的關係，來避免重複請購、採購、及付款的情況發生。

啟碁陳小姐：我們還會連結到驗收作業(RT)，採購PO可能會對應到不只一張RT，不一定是one by one的關係，公司會計會先負責核對帳單(Invoice)是否符合驗收單，等確定後才讓系統進行下一個階段付款作業。

主持人David：大部份公司的架構及流程應該都差不多，那我們應該如何找出重複付款的情形呢?　我們可以利用電腦稽核軟體，檢視付款資料檔中，有沒有相同發票號碼、不同日期的交易、或相同廠商、相同日期、相同付款金額的交易發生，或者更進一步，看有沒有同一個Vendor但差不多數量的Payment。

力晶洪小姐：但是有可能廠商要求一筆款項開兩張Invoice，或是廠商要求一筆款項開兩張相同金額的Invoice。

主持人David：沒錯，會有這種情況，所以我們找出的這些Payment是 ”有嫌疑的款項“，並不代表一定有問題，是否真的有問題，實務上還是要依公司的政策來討論，但我們稽核的主要目的，就是找出有”問題”的交易資料，去釐清問題的真相。目前許多大型ERP系統，如Oracle、SAP，在系統資料庫完整性的管理上，都做得還不錯，這種在唯一性資料產生重複性問題的機率就比較少，但是比較小型的、或是公司自行開發的ERP系統，仍較容易出現這類問題，大家一定要特別注意。

除此之外，要提醒大家一下，系統資料品質問題，常發生在問題資料格式上，如在以Invoice Number的數字串中，出現”-”或空白(7786876 -> 7786-876)，這類情況，常造成資料比對上的錯誤，應特別注意。

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